Ирина Черных: «Ивент – мощный маркетинговый инструмент!»

Организовать мероприятие так, чтобы его «жизнь» не закончилась датой проведения, — непростая задача. Круглые столы, конференции, мастер-классы или корпоративные вечеринки – всё это можно провести так, что о вас будет говорить весь город! А если приложить усилия, то о вас расскажут и СМИ. Как это сделать? Об этом в интервью с Ириной Черных – эксперту по событийному маркетингу. 

Вот уже 7 лет Ирина Черных специализируется на событийном маркетинге. За её плечами организация фестивалей, городских мероприятий, корпоративов крупных компаний… Сегодня мы задали Ирине наши 5 вопросов.

Про «золотой стандарт» и ошибки организаторов 

— Для кого-то мероприятие становится событием года. Вы же за последние три месяца провели и выступили соорганизаторами 5 деловых событий. Как сделать так, чтобы мероприятие не просто запомнилось участникам, но о нём говорило всё деловое сообщество?

— Необходимо, чтобы оно решало актуальные проблемы и интересы деловой аудитории. Мы создаём яркую и запоминающуюся концепцию мероприятия. Есть несколько моментов, которые нужно учесть, чтобы о вашем мероприятии говорили. Поделюсь некоторыми из них: 

1. Правильно подобрать круг участников мероприятия, приглашать крупных экспертов и влиятельных лидеров отрасли.
2. Сотрудничать с представителями СМИ, активно продвигать мероприятие в социальных сетях и на специализированных площадках.
3. Продумать активность на мероприятии, которая облегчит знакомство и общение среди приглашённых гостей.
4. Важно не упускать тот факт, что «жизнь» мероприятия не заканчивается датой проведения. Уже после обязательно предоставьте участникам полезные материалы (фото/видео/слайды/списки участников/статьи и т.д.), возьмите обратную связь и используйте её для улучшения своих мероприятий, расскажите о прошедшем событии во всех своих соцсетях и онлайн-ресурсах. 

Лично я стремлюсь сохранять высокие стандарты организации мероприятий. Кроме того, не стесняюсь брать на вооружение лучшие практики и новые идеи. 

— Вы координируете мероприятия разного формата: круглые столы, мастер-классы, презентации и даже корпоративные вечеринки. Есть ли золотой стандарт подготовки и можно ли выделить сходство в подходах организации? Или каждое событие уникально?

— Каждое мероприятие уникально и требует индивидуального подхода в организации. Я делаю мероприятия для людей и стараюсь окутать гостей, участников и персонал заботой. Опыт работы привёл меня к личным стандартам в организации, однако, есть некоторые общие принципы, которые могут служить золотым стандартом подготовки мероприятий. Поделюсь с вами самыми важными:

1. Необходимо чётко определить цели и задачи мероприятия, чтобы оно было максимально эффективным.
2. Определить бюджет и распределить его максимально эффективно.
3.   Выбрать подходящее место проведения.
4.   Разработать интересную и понятную программу мероприятия, которая будет   соответствовать целям и задачам.
5. Привлечь нужную аудиторию и оповестить её о мероприятии.
6. Обеспечить хорошие условия проведения мероприятия, подготовить необходимое оборудование и персонал.
7. После проведения мероприятия провести его оценку и анализ, чтобы выявить сильные и слабые стороны, улучшить организацию в будущем.

Таким образом, хотя каждое мероприятие уникально, есть некоторые общие принципы, которые могут помочь в организации любого события.

— Сочи богат на события. Нон-стоп приезжают спикеры с именем, проходят отраслевые форумы и конференции, встречи в формате «нетворкинг». Какие-то мероприятия имеют грандиозный успех, другие становятся провальными. В чём вы видите ошибки организаторов?

— Организация мероприятий – сложный процесс, требующий умения управлять проектами, креативности и стратегического мышления. Ошибки могут быть разными, например, неправильный выбор целевой аудитории – организаторы могут не учесть интересы и потребности аудитории, что может привести к низкому уровню посещаемости. Считаю ошибкой и недостаточное продвижение – без хорошего продвижения мероприятие может остаться незамеченным, даже если имеет потенциал. Что касается атмосферы, то, на мой взгляд, если организатор не доработал с целевой аудиторией и продвижением, не отменил/перенёс мероприятие, он должен отработать на 100% с той аудиторией и количеством участников, что уже посетили мероприятие! Даже маленькое количество гостей заметят ошибки. Например, недостаточно продуманный формат, слабую программу или обеспечение техническими средствами. Эти недоработки могут привести к провалу. Место проведения и угощения тоже играют большую роль. Неправильно выбранное место проведения может отпугнуть гостей. Ещё одна боль организаторов – распределение бюджета. Недостаток бюджета может привести к нехватке средств на продвижение или обеспечение условий проведения. Организаторы могут избежать ошибок путём тщательной подготовки, планирования и продвижения. То есть, чтобы мероприятие соответствовало целям и потребностям аудитории, было хорошо продумано в техническом плане.

Почувствовать себя «своим» 

— Самая большая сложность для многих организаторов – собрать аудиторию. Ваши мероприятия пользуются успехом. Что же делает мероприятие привлекательным для участников?

— Да, привлечение аудитории – одна из ключевых сложностей при организации. На мой взгляд, наши мероприятия пользуются успехом, потому что мы попадаем в потребность аудитории. Мы приглашаем и работаем с сильными спикерами и экспертами, делимся опытом, общаемся – всё по-дружески! Каждый участник может познакомиться с интересными людьми, каждый может найти партнёра или друга. Мы создаём камерную, душевную атмосферу, чтобы каждый смог себя почувствовать здесь «своим» в кругу друзей и хороших людей. 

Возможны разные методы и стратегии, которые помогают привлекать участников, но, на мой взгляд, следующие элементы могут сделать мероприятие привлекательным для потенциальных участников:

1. Тематика и ценность. Мероприятие должно быть приурочено к актуальной и интересной теме, которая представляет ценность для аудитории.
2. Программа должна быть продуманной и соответствующей целям и задачам, а также включать интересные и разнообразные форматы.
3. Именитые спикеры. Участники часто привлекаются известными и успешными спикерами, которые могут поделиться опытом и знаниями.
4. Оригинальный формат. Мероприятие может иметь оригинальный и необычный формат, который вызовет интерес и внимание аудитории. 
5. Хорошее обеспечение. Для участников важно иметь хорошие условия на мероприятии: комфортное место проведения, хорошую звуковую аппаратуру, качественное питание и т.д.
6. Сильный продукт. Важно, чтобы у продукта, который будет представлен на мероприятии, было высокое качество и он представлял реальный интерес для участников.

Каждый тип мероприятия имеет особенности, и не всегда все элементы будут применимы. Однако успешная организация, несомненно, является сложным и многогранным процессом, поэтому важно привлекать профессионалов, которые могут привлечь и заинтересовать аудиторию.

— Внешне деловая активность Сочи выглядит очень интенсивной. Так ли это, на ваш взгляд? Или предприятиям города есть куда расти с точки зрения повышения эффективности событийного маркетинга и грамотного нетворкинга?

— Деловая активность Сочи интенсивная. В данном направлении есть куда расти, в том числе с точки зрения повышения эффективности событийного маркетинга и грамотного нетворкинга. Например, можно использовать современные технологии в построении мероприятий, развивать и продвигать события в публичном поле. Также можно больше взаимодействовать с лидирующими компаниями города и региона, чтобы совместно создавать мероприятия, направленные на развитие бизнеса и поддержание отраслей региона. Ивент – это маркетинговый инструмент и очень мощный! Каждое мероприятие должно быть продумано, у каждого должен быть глубокий, но понятный смысл. Должно быть ясно, ради чего оно создаётся и какую пользу принесёт. Считаю, что каждому мероприятию необходимо продолжение в виде обсуждений в соцсетях, общения вне мероприятия и личных встреч для укрепления партнёрских и дружеских связей.

СПРАВКА

Ирина Черных – эксперт по событийному маркетингу с опытом работы с 2016 г. Руководитель event направления консалтинговой компании «Аппарель», event-менеджер Клуба маркетологов Сочи, координатор мероприятий Ассоциации отельеров АМОС и Благотворительного фонда им. В. Богдановой. Соорганизатор городского фестиваля «Сенсоридень» компании «Mams Bazaar» (Красноярск, Абакан), организатор Open Air Сочи «Энергия ночи» (база отдыха «Медвежий угол»), организатор гавайской вечеринки в Сочи (база отдыха «Хоста Рика). Художественный руководитель компании «Море квестов», которая организовывала мероприятия для «Пятёрочки», ВТБ, «ReStart», Сириуса и т.д.