Закупка как инвестиция: к чему приводит экономия на «спичках»? 

Для большей части отельеров закупки – это вечная головная боль и расходы. Стремление найти самый дешёвый вариант оборачивается ещё большими вложениями в будущем. Не говоря уже о том, что страдает комфорт гостя! Как превратить закупки в инвестиции? В непростой теме разбиралась редакция портала «Новости&Смыслы». 

Сложно тратить на закупки огромные суммы, если отель еле сводит концы с концами. Однако принципа «экономии на спичках» порой придерживаются довольно успешные объекты размещения. Поэтому удивление туристов, которые обнаруживают в санузеле отеля 4 «звезды» самую дешёвую туалетную бумагу, вполне оправдано. 

Перестать экономить на закупках – это история не о расточительства, а об осознанных тратах. Когда отельер понимает, что качественные товары прослужат дольше и в итоге будут выгоднее, чем их дешёвый аналог. 

А можно подешевле? 

Без регулярных закупок не прожить ни одному объекту размещения. Постоянное обновление – рутина отельного бизнеса. Однако отделы закупок ограничены рамками бюджета и запросами собственника «найти подешевле». Руководству отелей при этом стоит помнить, что подобная экономия неизменно приводит к потерям. Приведём наглядный пример:  

Один отель купил 100 матрасов фирмы «ОРМАТЕК». 1 матрас 12 000 руб. х 100 = 1,2 млн руб. Средний срок службы 7-10 лет.

Другой отель купил 100 бытовых матрасов. 1 матрас 6 000 руб. х 100 = 600 000 руб. на 3 года. И через этот срок отель всё равно переходит на матрасы более высокого уровня. 

Прямые потери 600 000 руб. + негативная репутация в течение 3-х лет и потери в продажах, рост расходов на рекламу (экспертная оценка) – до 50-60 тыс. дополнительно в месяц. 

Общая сумма потерь – до 1,5 млн руб. 

Ориентация исключительно на цену – заранее проигрышный вариант. Выгода от любых крупных закупок должна просчитываться наперёд! И это нужно учитывать собственникам и учредителям объектов размещения. 

– На закупки отели тратят немалые деньги и часто средств не хватает, поскольку нужно повышать зарплаты, растут административные издержки, – объясняет Дмитрий Богданов, председатель Экспертного Совета Ассоциации Отельеров АМОС. – И получается, что каждый рубль на вес золота. Как сделать так, чтобы любые приобретения были максимально эффективными и помогали отелю становиться более успешным? Есть две базовые модели. Первая – покупка как трата. Вторая – покупка как инвестиция. Увы, многие отельеры, особенно, если речь идёт о небольших объектах размещения, экономят. Но как только отельер начинает экономить на госте, то через 2-3 года рискует столкнуться с финансовыми проблемами. Закупки происходят не в состоянии изобилия, а в состоянии дефицита. Условно говоря, они выбирают самые дешёвые матрасы. Если можно купить матрас за 6 тысяч рублей, зачем его покупать в два раза дороже? Когда в отель приходит опытный руководитель, то эти матрасы начинают менять. В итоге отель всё равно договариваются с тем же «ОРМАТЕК» о поставке хороших профессиональных матрасов. Потому что с матрасом за 6 тысяч отель теряет гораздо больше – они более низкого качества, их нужно чаще менять. Соответственно, расходы вырастут. И самое главное, что это низкий уровень сервиса и комфорта для гостей, которые не высыпаются и начинают замечать другие недостатки в объекте размещения. Отель тратит всё больше денег на рекламу, персонал, а весь этот ком проблем начался просто потому, что руководство однажды сэкономило на… матрасах! Это касается и противопожарного текстиля. Безопасность должна быть в приоритете. Но у нас во многих отелях до сих пор нет даже блэкаутов или димаутов. Призываю отельеров не экономить на вопросах безопасности и использовать противопожарный текстиль. 

Стоимость закупки и стоимость владения

При выборе товаров для закупки в гостиничной отрасли нужно ориентироваться не на внешний вид, а на особенности эксплуатации. Так, например, на первый взгляд не отличить бытовой матрас от профессионального. Но с точки зрения эксплуатации есть нюансы. Поэтому отельерам стоит сотрудничать только с опытными поставщиками, которым они доверяют. 

– Если разобрать недорогой матрас и посмотреть, что у него внутри, то станет понятно – здесь сэкономили на всём, – объясняет Андрей Бочкарев, директор направления спецпроекта «ОРМАТЕК». – Всё это ведёт к уменьшению срока службы матраса. Что делает отельер, когда срок службы подходит к концу? Либо меняет, либо покупает топперы. В Сочи на выставках к нам иногда подходят отельеры и спрашивают: «У вас есть жёсткие топперы?». И мы понимаем, что в отеле некачественные мягкие матрасы, которые со временем провалились и гости стали жаловаться. Ситуацию пытаются сгладить приобретением топпера, а не замены матраса. Но это не выход. У дешёвых матрасов гарантия по ГОСТу 1,5 года. И это, увы, равняется его сроку службы. Часто самые дешёвые матрасы можно встретить в апарт-отелях. Инвесторы не понимают, почему они должны платить столько денег за мебельный комплект, хотят всё упростить и купить подешевле. А когда спрашиваешь, какой срок службы матраса заложен в их финансовую модель, то они отвечают – 7 лет. Но матрас, купленный за 5 тысяч рублей, 7 лет прослужить не сможет. 

Отельерам необходимо отличать понятия «стоимость закупки» и «стоимость владения». Так, например, текстиль, мебель, матрасы и прочее – вещи ощутимые, в них можно просчитать экономическую выгоду. Но как быть с сантехникой? Отельеры не всегда видят разницу между дорогой и дешёвой сантехникой, считая, что разница только визуальная. Однако это не так.

– Я реализовывал коммерческие проекты, связанные с сантехникой, и вот здесь можно наглядно отследить принцип стоимости владения, – продолжает Андрей Бочкарёв. – В хорошей немецкой сантехнике есть ограничение максимального расхода воды, можно посчитать, сколько литров за минуту проходит через лейку. Специальный аэратор смешивает воду с воздухом, за счёт чего расход воды уменьшается. Можно легко просчитать срок окупаемости дорогого смесителя в сравнении с дешёвым. Вывод очевидный – если покупать более качественный смеситель, то в перспективе вы сэкономите. 

Проверяем гипотезы и меняем мышление   

В закупках имеет место быть не только рациональный подход к стоимости и качеству, но и проверка гипотез. Например, отель планирует приобрести какой-то девайс, который должен понравиться гостям, но 100% уверенности в этом нет. В таком случае девайс внедряется в 10% номеров, а далее уже отслеживается обратная связь. Если она положительная, то можно осуществлять закупку в полной мере. Гостям не понравилось? Тогда вкладываться не стоит. 

– Если мы выбираем качественный продукт, то это, однозначно, долгосрочная инвестиция, – уверена Ольга Низовая, начальник хозяйственного управления ООО «Домейн» (игорная зона Красная Поляна). – Например, шторы блэкаут и димаут – это вечная классика. Трендовые вещи тоже можно закупать на волне ажиотажа, но понимать, что через 4-5 месяцев это будет вчерашний день. Закупки должны быть умными и только тогда они станут инвестициями. Что этому мешает? Во многих отелях в отделах закупок есть KPI, который зависит от того, сколько денег сэкономил отдел. С таким принципом отдел и будет выбирать всё самое дешёвое. Ещё есть проблема зашоренности операционистов. Работают они, например, с одним брендом косметики, и других поставщиков замечать не хотят. Должен быть симбиоз, когда операционист просчитывает затраты с учётом предполагаемой инфляции, а отдел закупок покупает то, о чём просит операционист. То есть, функция отдела закупок – купить то, что нужно операционистам в разумные сроки за разумные деньги. Если ещё при этом удалось сэкономить – то это «вау»! 

Почему закупки при внешней простоте настолько сложны в реализации? На первый взгляд кажется, что особые знания не нужны. Более того, профессии «специалист по закупкам» долгое время не существовало ни в одном учебном заведении! Хотя в последние годы некоторые колледжи и университеты в России сделали первые шаги в развитии направления. В высших учебных заведениях закупки стали изучать, но с уклоном в госзакупки. При этом стоит отметить, что существуют международные признанные учебные заведения. Например, в Великобритании работает Дипломированный институт закупок и снабжения (CIPS). В России же эксперты в этой области на весь золота, ведь знания они собирают по крупицам. Одна из них – Наталья Уразова, эксперт академии АМОС, тренер-консультант по закупкам, эксперт по категорийному менеджменту. Она занимается закупками профессионально более 30 лет! Наталья Уразова отмечает, что мало кто из отельеров задумывается о том, что закупки создают ценность для клиента и для бизнеса. И, увы, единицы из индустрии гостеприимства обучает сотрудников грамотному ведению процесса закупок: 

– В гостиничном бизнесе у нас почему-то считается, что закупки – это настолько простые знания, что одного опыта будет достаточно. Но кроме опыта ещё нужно профессиональное мастерство, чтобы не изобретать велосипед. В закупках 99% людей оказываются случайно. Крайне редко можно встретить человека, который целенаправленно решил этим заниматься. Почему закупки настолько ответственное дело? Смотрите, в среднем, около 60% от оборота производственной компании занимают расходы на закупки. В гостиничном бизнесе это примерно 45%. Люди, отвечающие за выбор поставщиков, которым компания отдаст деньги, должны быть профессионалами и высокооплачиваемыми специалистами. Они должны принимать грамотные и взвешенные решения. Особенность отельного бизнеса в том, что закупки, с одной стороны, должны учитывать экономию. С другой стороны, создавать конкурентное преимущество для компании и ценность для гостя. 

Что делать, если в отделе закупок цель №1 – экономия и пресловутый KPI? По мнению экспертов, показатель эффективности должен применяться к процессу закупок, а не к погоне за самым дешёвым. Специалист в этой сфере должен помогать находить интересные и выгодные для компании решения. Поэтому более рациональное решение в работе отдела закупок не KPI, а премии за конкретные решения, приносящие пользу и выгоду компании. KPI же не имеет привязки к дополнительным ценностям. А дополнительная ценность – это то, что нужно не только компании, но и потребителю.

Как поменять мышление руководства отеля? Что поможет изменить отношение к закупкам? Отельерам необходимо экономить не на цене, а не стоимости и ценности владения. Отталкиваясь от этого параметра, закупки уже станут эффективнее в разы! И, конечно, нужно учитывать реальные потребности гостя. Понятие своей миссии уже будет существенно влиять на выбор поставщиков и продукции. 

– По своему опыту скажу, что мало кто из отельеров рассматривает закупку как инвестицию, – продолжает Наталья Уразова. – Более того, при закупках не так часто задумываются об удобстве в эксплуатации. И потом получаются ситуации, когда тележки у горничных с трудом катятся. Или дешёвые шторы за год эксплуатации превращаются, извините, в тряпочки. Да, вы купили дешевле, но на следующий год придётся покупать заново! 

Эксперты сходятся во мнении, что изменить отношение отельеров к закупкам как к долгосрочной перспективе, а не сиюминутной выгоде – реально! Что нужно делать отделам закупок, чтобы быть максимально эффективными? Своими рекомендациями с нами поделилась Наталья Уразова. 

ТОП-10 рекомендаций отельерам для эффективных закупок: 

1. Смена ориентиров – от цены к ценности. Учитывать не только цену за единицу товара, а совокупную стоимость владения. То есть, все расходы от закупки до утилизации, включая элементарные эксплуатационные расходы: химчистка, прачечная, бытовая химия, расходные материалы, техобслуживание, электроэнергия и т.д. Для отельеров совокупная ценность владения – это удовлетворённый гость, который не только вернется сам, но и порекомендует отель знакомым. Каждый сотрудник отдела закупок должен думать про создание ценности для гостя. Строить свою работу и принимать решения через эту призму.
2. Оптимизировать процессы. От определения до планирования потребности, от поиска поставщика до заключения контракта, от заявки до оплаты. Каждый из процессов может отнимать много времени, если нет типовых контрактов, отсутствует шаблон технического задания или писем для поставщиков и т.д. Любая повторяющаяся операция должна иметь стандарт и шаблон. В идеале автоматизирована.
3. Стандартизация и унификация ассортимента. В отеле не должно быть, образно говоря, 146 шариковых ручек одномоментно. Огромное количество по своей сути одинаковых товаров – это огромное количество строчек в бухгалтерском балансе и складских программах. Яркий пример унификации для отелей – стандартное белое полотенце. 
4. Создать каталог товаров, которые вы закупаете, и выходить с ним на электронные торговые площадки, на маркетплейсы, искать поставщиков с комплексным ассортиментом.  
5. Квалификация поставщиков. Квалифицированный поставщик тот, который способен выполнить поставку продукта с нужным качеством, логистикой, упаковкой и в сроки, необходимые вашей компании. Например, вы выбрали поставщика по низкой цене. Но он оказывается не способен осуществить поставку, потому что, например, у него не хватает производственной мощности. У вас в отеле 10 этажей, а поставщик способен продать вам товар, которого хватит только на 3 этажа. Создавайте свой собственный портфель квалифицированных поставщиков по всем категориям. Это сэкономит ваше время при любой заявке на поиск и выбор поставщика. 
6. Уделять внимание выбору поставщиков. Мониторить рынок при помощи специальных программ – они собирают весь перечень потенциальных поставщиков, включая недавно появившихся. Делать выбор в пользу тех поставщиков, у которых наиболее широкий ассортимент и кто заточен под работу с отельерами. Выбирайте компании, которые не просто продают вам какой-либо продукт, но и обеспечивают расширенный сервис. Добивайтесь расширенного сервиса от ключевых поставщиков! Это сэкономит операционные издержки. Например, вы приобретаете шторы. Вместе со шторами получаете и карнизы, и установку, и сервисное обслуживание. 
7. Стремиться к гибкости в поставках. Загрузка отеля в сезон и не в сезон отличается. Это влияет и на количество товаров. Если сегодня вам нужно 500 единиц шампуня, а завтра 50, то поставщик должен уметь перестраиваться под ваши запросы.
8. Консолидация в работе с поставщиками. Один из вариантов – объединить потребности одной сети отелей и на масштабе закупок экономить. Потому что заказать 1000 единиц будет дешевле, чем 100. Можно консолидировать период. Если вы постоянно работает с поставщиком, то в течение года наберёте большой объём товаров. Можно добиться фиксации цены. Или пообещать в январе, что к концу года выкупите определённое количество товара. То есть, консолидируете объёмы за период. Но это потребует прогнозирования и управление спросом, оптимизации процессов. 
9. Постоянно оценивать эффективность деятельности поставщиков. Нужно понимать, какой поставщик сделал максимум, какой сделал средне, а какой – плохо.  
10.  Управление знаниями. Когда в отеле увольняется менеджер по закупкам, то работа стопорится. Потому что никто не знает, с какими поставщиками он работал. В каждом отеле должна быть своя база квалифицированных поставщиков! Управление знаниями – это про то, чтобы сохранять, систематизировать и делиться наработками с компанией. Вплоть до фиксации приёмов, которые вы используете на переговорах с поставщиками. В противном случае потеря информации – это колоссальный убыток для компании. Кроме того, знания – это ваши лучшие практики. Не надо каждому изобретать новый способ, если уже кто-то из коллег его придумал. 

Закупщик – это человек-оркестр. Он должен быть хорошим аналитиком, исследователем, экономистом, юристом, мастером переговоров… Делать ставку не на экономию, а на качественные товары и стоимость владения. Сотрудничать с проверенными поставщиками – с ними отельеры могут ознакомиться на сайте Ассоциации отельеров АМОС и познакомиться лично на круглых столах и других мероприятиях! При соблюдении всех рекомендаций закупки перестанут быть расходами и станут инвестициями. Вероятность финансового успеха для отельеров в этом случае вырастет в разы!