«Finoko»: бизнесом нельзя управлять «по ощущениям»!

Любая современная компания в режиме нон-стоп генерирует такое огромное количество данных, что контроль и обработка их в ручном режиме – это задача со звёздочкой. С управленческим учётом и финансовым анализом лучше не рисковать и выбирать для работы проверенные системы. Одна из них – «Finoko», зарекомендовавшая себя во многих сферах бизнеса.

История компании началась ещё в конце 90-хх годов прошлого века, когда основатель и идейный вдохновитель проекта Александр Сандульский решил разработать модуль для 1С, который помогал бы руководителям эффективно управлять бизнесом. К 2010 году идея воплотилась уже в самостоятельном программном продукте на базе облачных технологий. Сейчас это мощный, гибкий и постоянно развивающийся сервис, обеспечивающий интеграцию с любыми внешними источниками данных. Компания «Finoko» стала крупным российским IT-разработчиком систем управленческого учёта и финансового анализа! Подробнее обо этом мы поговорили с основателем компании Александром Сандульским.

Управленческий учёт: заглядываем в будущее

– Александр, давайте мысленно перенесёмся в конец 1990-хх годов. Что вас сподвигло на то, чтобы заниматься финансовым учётом в непростое для страны время? 

– По образованию я финансист и экономист, поэтому понимал, что потребность в грамотном финансовом учёте всегда была, есть и будет. Девяностые годы – это переход от деревянных счёт к компьютерам, когда люди только учились считать деньги. Они учились держать компьютерную мышку в руках. Это первая волна автоматизации. Вот тогда мы всем и стали рассказывать, что, ребята, посмотрите, ну компьютер же лучше и эффективнее работает! Вторая волна автоматизации началась в тот момент, когда предприятия стали создавать внутренние системы учёта. Сейчас мир снова изменился, информационная система каждой компании простирается далеко за её пределы! Это стирает все границы и непонятно, а где же заканчивается одна информационная система и начинается другая? Мы ведь все очень долго жили и работали в границах своего офиса, сидели, как улитки в своих раковинах, острожно высунув усики на улицу. А сейчас настало время глобализации. Бесконечный информационный обмен идёт между предприятиями, клиентами и заказчиками. Если говорить об отелях, то это обмен между гостем и объектом размещения. Человек бронирует номер на сайте и это же сразу появляется внутри информационной системы отеля. Приходные документы тоже стали цифровыми, надёжность поставщика можно проверить по его цифровому следу.  С поставщиками аналогичная ситуация.

– Расскажите подробнее про направление вашей компании – автоматизация управленческого учёта. В чём его особенность?

– Сам термин «управленческий учёт» появился не в России. Это общие принципы финансового управления, направленные на то, чтобы обеспечить руководителя предприятия нужной информацией для принятия решений. Любая компания производит огромный массив информации. И это ещё одна веха в развитии цифровых систем. То, что мы все с вами создаём, оставляет в сотни раз больше информационный след, нежели тот, который был в 1990-хх годах прошлого века. Платёжное поручение в банк можно было на листке бумаге написать. Сейчас же информации очень много! Современные предприятия генерируют огромное количество цифровых данных: начиная от информации о гостях до финансовых и материальных потоков всех подразделений. Данные сами по себе ещё не являются источником информации для принятия управленческих решений – это как сырые продукты, которые нужно очистить и приготовить для потребления.

– Понимают ли современные руководители важность автоматизации? Или по старинке работают «по ощущениям»?

– Расскажу на примере ресторана. Когда люди открывают заведение, работают в нём, то легко могут определить степень испорченности продуктов. Это управления «по запаху» через собственные органы чувств. Но что делать, если открылся второй ресторан? Третий? И приходится между ними бегать? Наступает коллапс, и руководители понимают, что нужна автоматизированная система управления. Должен быть налажен учёт. И программы «r_Keeper» или «iiko» – это первый шаг к автоматизации, которые дают возможность зарегистрировать исходную информацию. На первом этапе важно чётко знать, сколько денег получено, а сколько потрачено. Следующий этап учёта – обязательства. Потому что деньги – это параллельный поток учёта обязательств. Решения принимаются не в тот момент, когда мы заплатили за закупку продуктов в ресторан, а в тот момент, когда возникают обязательства. Третий шаг – анализ текущего состояния бизнеса, появление управленческого баланса, когда мы понимаем, какие у нас запасы и активы. Что генерирует доходы и источник возникновения доходов? Ответ на этот вопрос даёт управленческий учёт – баланс. После трёх базовых отчётов – анализ бизнеса. Если вы не получили тот финансовый результат, который хотели, то нужно проанализировать процессы, влияющие на затраты. Это система формирования ключевых показателей бизнеса или KPI. Мы понимаем, какие процессы приводят к затратам и получению выручки. И тут самый важный шаг – формирования бухгалтерского отчёта, то есть, того, что было. А управленческий учёт – это учёт будущих операций, которые ещё не произошли. Вот мы и делаем системы, которые позволяют планировать будущие работы компании и анализировать, а выполнены ли наши планы?

Учитываем доходы и расходы 

– Александр, в последние год-полтора у отельеров и управляющих компаний растёт интерес к автоматизации учёта и его более корректному ведению. Насколько предложения вашей компании отвечают этому запросу? И что вы готовы им предложить?

– Интерес к ведению учёта для управления, а не только для регламентированной государством отчётности растёт по мере роста профессионализма команды управления. Управление бизнесом на основе данных, а не «по ощущениям» – это давно реальная потребность, а не дань тренду цифровизации.

Наша компания предлагает программные продукты и консалтинговые услуги по консолидации всех цифровых данных гостиницы и санатория в единой системе отчётности для их анализа, планирования и контроля. У нас есть готовые решения для ведения управленческого учёта по системе USALI, бюджетирования, планирования платежей и контроля ключевых показателей (KPI).

Традиционные системы учёта используют данные об уже совершённых операциях и это действительно важно – точно понимать прошлые события. Такой учёт иногда называют «посмертным». Но руководители передовых отелей живут не вчерашним днём, а будущим: планируя действия и отлаживая процессы для получения результатов в завтрашнем дне. Система «Finoko» предлагает программные продукты и методику работы по ведения учёта будущих операций и помогает сделать всё необходимое для контроля результата.

Наш сервис позволяет загрузить данные из огромного числа программ, дополнить их, привести к корпоративному или международному стандарту и перевести на любой из 7 поддерживаемых языков. Система работает на английском, русском, итальянском, испанском, турецком, румынском и французском языках. 

Для индустрии гостеприимства мы предлагаем ряд готовых моделей, которые созданы на основе лучших мировых бизнес-практик и содержат наборы отчётов, показателей и средств интеграции с профильными программами:

USALI: управленческий учёт гостиницы – создана на базе международного стандарта, включает готовый набор отчётов и KPI метрик отеля, а также подробные инструкции.

USAR: управленческий учёт ресторана – автоматизация бюджетирования, контроля прибыли и расчёта ключевых показателей для ресторана или сети заведений.

– Если отель или управляющая компания пока не работают с вами, то какие шаги стоит им предпринять, чтобы повысить эффективность своего учёта доходов и расходов?

– Если отель ещё не работает с нами, то чтобы заметно повысить эффективность, нужно начать с нами работать! А если конкретнее, то шаги следующие. Если вы работаете в отеле, то у вас уже, скорее всего, используется достаточно много программного обеспечения. Автоматизация гостиницы начинается с анализа того, что уже есть. Первый шаг – анализ имеющегося ПО и структуры данных в каждой системе. Каждая из программ, в которой регистрируются операции, содержит объекты аналитического учёта. Различные наименования для однотипных объектов учёта – это норма жизни, когда программных продуктов много. Вы значительно сократите затраты на автоматизацию, если составите список используемых программ. И, по возможности, приведёте все справочники к вашему внутреннему стандарту. Далее – анализ имеющейся управленческой отчётности. Они есть всегда. Если вы смотрите выручку по категориям номеров, затраты по статьям, движение денег – у вас уже есть какая-то система! Любое улучшение основывается на уже существующей структуре и подходах к учёту. На имеющихся таблицах Excel и исторических данных. Чем больше получится сохранить данных о прошлых периодах, тем более ценной получится новая система. И, наконец, следующий этап – разработка системы отчётности на базе USALI. Это набор лучших практик формирования отчётности. Чаще всего запуск системы USALI в полном объёме и на 100% на отдельно взятом отрезке времени для большинства гостиниц неэффективен. Затраты на такую работу будут значительно превышать пользу. Автоматизация гостиницы должна быть основана на эффективном использовании ресурсов. Разумный подход заключается в создании дорожной карты поэтапного внедрения в процессы отеля отдельных частей системы USALI. Например, вы можете начать с отчёта по проживанию, затем запустить сводный отчёт, через полгода перейти к анализу работы ресторанов, а ещё через год начать анализировать показатели по всему бизнесу.

Наша компания готова помочь вам в подготовке дорожной карты автоматизации по системе USALI. Мы прошли этот путь с большим количеством объектов и хорошо понимаем, как помочь сделать следующий шаг в развитии именно вашего предприятия.

– Почему не только директору и главному бухгалтеру, но и инвесторам и владельцам важно обеспечить качественный учёт денег и материальных средств у себя в отеле?

– Для собственников – это контроль выполнения бизнес-плана. Они хотят понимать, что за показателями стоят достоверные данные. Использование автоматизации – это возможность сравнения бизнесов, контроль выполнения бизнес-плана. Для директоров, управленцев и руководителей – потребность понимать, что происходит в компании. Измерять результативность. Оперативный контроль – это согласование платежей. Для экономистов –потребность автоматизировать существующую систему. Сократить количество ручных операций и не допускать двойной ввод данных. Всё это будет вести к профессиональному росту!

СПРАВКА

«FINOKO» – российский IT-разработчик систем управленческого учёта и финансового анализа с более чем 25-летним опытом. Специальные сервисы для управленческого учёта и финансового анализа помогают вести бизнес в отельном и ресторанном бизнесах, строительной отрасли, оптовой и розничной торговли.

Сайт: https://www.finoko.ru/