Библия для снабженцев в HoReCa: 10 заповедей от опытного эксперта!

Расходы на закупки – головная боль любого отельера. Ведь так хочется и подешевле, и чтобы качество «на века», и гость остался доволен… Принцип «заплатить меньше, а заработать больше» неизбежно приводит ещё к большим тратам. Как вырваться из порочного круга? 

Около 60% от оборота производственной компании занимают расходы на закупки. В гостиничном бизнесе эта цифра составляет примерно 45%. За поставки в нашей стране отвечают люди, которые обладают исключительно практическим опытом, поскольку профессии «специалист по закупкам» нет в учебных заведениях. Однако и это идеальный сценарий. В основном же собственники отелей уверены, что ничего сложного в закупках нет. И вот здесь уже начинаются проблемы!

О чём должны помнить отельеры? Как закупки превратить в инвестиции? Об этом журналисты редакции бизнес-портала «Новости & Смыслы» поговорили с Андреем Волоховым, управляющим партнёром VAP Consulting, специалистом в области закупок, проектирования и строительства отелей с 20-летним опытом. 

К чему приводит экономия на закупках? 

Закупщики в отелях зачастую оказываются между двух огней. С одной стороны – желание превратить закупку в инвестицию, приобрести что-то действительно качественное, то, что окупится сторицей. С другой же стороны – логичное желание собственников сэкономить, а также определённый бюджет, за рамки которого выйти нельзя. И что делать? Изменить мышление собственников объектов размещения и донести то, что закупка может стать инвестицией – непростая задача. Поэтому закупщики в основном продолжают идти по проторенной дорожке – экономить, брать подешевле, укладываться в бюджет… 

– В отельном бизнесе я работаю уже 20 лет и могу сказать – да, медленно, но мы всё же двигаемся в сторону улучшения работы отельеров в плане закупок, – объясняет Андрей Волохов. – Но при этом утверждать, что у нас в стране с этим «всё хорошо», я не стану. Основная проблема – элементарно нет профессиональных специалистов, потому что закупкам не учат. Второй момент – постсоветское мышление владельцев объектов размещения и желание экономить на всём. В первую очередь нужно думать не о том, чтобы купить дешевле, а о том, чтобы это прослужило долго! Нельзя за рубль купить действительно хорошую вещь. Думать нужно о том, как и сколько вы это будете эксплуатировать. Третье – наша традиционная российская история с откатами и взятками. Когда отельный бизнес перестанет жить по принципу «чем меньше наши затраты, тем больше наши доходы», то, возможно, что-то действительно изменится в лучшую сторону. А пока что экономия приводит к дополнительным тратам, когда что-то выходит из строя раньше срока. И ремонт будет стоить уже не рубль, а десять рублей.

Отельерам необходимо отличать понятия «стоимость закупки» и «стоимость владения». Экономическую выгоду можно просчитать на примере текстиля, мебели, матрасов и даже сантехники. Подробнее об этом мы уже писали (ссылка). Закупки станут инвестицией только тогда, когда собственники отельного бизнесе будут рассматривать их с точки зрения эффективности и научатся думать минимум на три шага вперёд. 

Заповеди закупщика 

Андрей Волохов отмечает, что хорошо разбираться в закупках можно в том случае, когда специалист по снабжению лично побывал на разных производствах и оценил, какой товар и как производят на заводах. И на основании этого уже можно сравнивать и делать правильные выводы.

– Кто-то скажет: «Это невозможно объехать все производства!» – говорит Андрей Волохов. – Но за четыре года я проехал в Европе (так как в России для HoReCa ничего не производится) основные фабрики и заводы по производству чистовых отделочных контрактных материалов и изделий для гостиниц. И на основании моего опыта могу выбирать действительно проверенных поставщиков. Какие рекомендации я могу дать специалистам в сфере снабжения? Если кратко, то я их сформировал в основные «заповеди». 

10 заповедей закупщика: 

1. Логика. Это главная заповедь при любом решении и действии.

2. Целесообразность. Идёт под руку с логикой. 

3. Полнота и наличие исходных данных (проектная документация, дизайн-проект и пр.). При правильной постановке вопроса любая задача имеет решение. Проектная документация необходима в максимально детальном объёме для требуемого к тендерной реализации раздела.

4. Объективность. Специалисту по закупкам в сфере HoReCa или снабженцу в этой сфере необходимо понимать для какой зоны эти закупки необходимы.

5. Эксплуатационные требования к готовому объекту (в зависимости от раздела или стандарты УК).

6. Соответствие календарному графику проекта.

7. Самостоятельное формирование оценочного бюджета требуемых закупок.

– Наиболее затратная как финансово, так и подвижная по временным факторам это зона комплектации номерного фонда и общественных зон объекта, – отмечает Андрей Волохов. – Финансово затратная по той причине, что достаточно большой объём чистовых отделочных материалов производится не в нашей стране, что также является одним из временных факторов. Из этого логично вытекают ещё два критерия при формировании закупочного задания: наличие оценочного бюджета и соответствие сроков поставки требуемых товаров согласно предложениям, соответствующим разделам календарного графика реализации работ по объекту.

8. Гибкость (применение различных логистических и бюджетных приёмов в зависимости от основных целей и задач проекта).

9. Обязательное формирование складского запаса при работе с контрактными материалами.

– Сроки производства тоже необходимо учитывать, – акцентирует внимание Андрей Волохов. – Ведь большинство заложенных в дизайн-проекте материалов и изделий контрактного качества, т. е. большего срока службы, изготавливаются согласно разработанного дизайна и конкретно под проект! То есть, закомплектовать объект полностью продукцией из строительного гипермаркета или из ассортимента строительного рынка не получится, ведь электронные замки производятся и поставляются ТОЛЬКО под заказ и не из РФ.

10. Работа на результат.

Если в заявке на закупку указана стоимость продукции, требуемый объём, сроки поставки, то это ещё не всё. Остаются пробелы в технических параметрах. И здесь у закупщика существует несколько вариантов получения необходимой информации. Основным критерием которой является её объективность:

• Проконсультироваться с подрядчиком (если он уже выбран).
• Самостоятельно изучить вопрос путём сбора необходимых данных у возможных поставщиков.
• Подключить к вопросу соответствующие службы создаваемого объекта (служба главного инженера, F&B, хаускипинг и другие службы отеля в зависимости от рассматриваемой зоны). Ведь их сотрудникам предстоит заниматься обслуживанием и эксплуатацией объекта после ввода его в эксплуатацию.
• Обратиться к выбранной управляющей компании или гостиничному оператору (исходя из специфических требований последующей эксплуатации и обслуживания объекта).

Тендеры на закупки: что учесть при разработке задания?

Помимо стандартной тендерной формы, принятой в вашей компании, необходимо обязательно отразить в тендерном задании следующие моменты. Андрей Волохов рекомендует смотреть на: 

Диапазон суммы предполагаемого контракта – «вилка» от и до (определяется на основании анализа рынка).

Условия платежа и порядок оплаты (в% соотношении от общей суммы контракта и после наступления ключевых событий по оному) – аванс, если есть; завершение договора и пр.

Точная локация (страна, город, государственный орган проведения судебных и прочих юридических действий во время исполнения контрактных условий и обязательств согласно заключённого контракта).

Критерии компетентности поставщика (опыт реализации подобных задач; наличие команды, имеющей соответствующий опыт и образование; оборот компании за предыдущий налоговый период; рекомендации коллег по отрасли).

Тендеры на закупки будут эффективными, если ориентироваться на следующие пункты:

1. Обозначение зоны закупок на графических планах объекта при проведении тендера на оснащение номерного фонда и общественных зон средства размещения или другого объекта HoReCa.

2. Перечень изделий или необходимого оборудования.

3. Другие исходные данные необходимые для ответа на запрос (в основном технические или операционные).

4. Необходимый складской запас.

5. Условия технического обслуживания товара и изделий после поставки.

6. Сроки поставки материалов, продуктов и изделий в рамках тендерного запроса.

7. Другие временные рамки.

8. Техническая и описательная информации, необходимая для максимальной конкретизации запроса.

9. Банковская или иная/ые гарантия/и (письменные рекомендации УК и пр.) для безопасности и снижения возможных рисков сделки (как финансовых, так и репутационных).

С учётом всех этих пунктов закупки действительно имеют шанс превратиться из расходов – в инвестицию и принести отелю экономическую выгоду!

СПРАВКА

Андрей Волохов – в гостиничном бизнесе с 2006 года. Закончил Московский Государственный Строительный Университет (МГСУ). Эксперт в таких областях как управление проектом, координация работ подрядчиков, архитекторов/дизайнеров в соответствии с требованиями Оператора, контроль качества выполняемых работ (отделка в соответствии с дизайном и стандартами Оператора), оснащение гостиничных объектов чистовыми отделочными материалами, мебелью, операционным оборудованием, специальным гостиничным оборудованием (кухни, общественные зоны, SPA и т.д.).

В числе завершенных проектов в качестве руководителя проекта со стороны собственника: Marriott CY «Павелецкая» (Москва, 2010 год); первый Азимут отель нового дизайна «АЗИМУТ Тульская» (Москва, 2012 год); гостиница АЗИМУТ «Советская» (Санкт-Петербург), полная реновация; первый в России Hampton by Hilton (Воронеж, 2013 год), Swissotel «Камелия» (Сочи) и другие.

Сейчас ведёт ряд проектов в качестве независимого эксперта, управляющего партнёра VAP Consulting. Задачи: подбор оператора, составление бизнес-плана, подготовка ТЗ на проектирование, курирование проектных работ.